Kaj je potrebno storiti pred uporabo?

Uvedba poteka ob strokovni pomoči in je za uporabnika hitra in enostavna, saj skoraj ne spreminja delovnih postopkov in uporabniških vmesnikov, temveč jih samo nadgradi. Vpeljava rešitve eHramba.si poteka projektno:

• Analiza potreb.
• Določitev obsega implementacije.
• Priprava notranjih pravil.
• Nastavitev sistema eHramba.si (Klasifikacijski načrt, grupe, uporabniki, pooblastila, politika hranjena).
• Zajem obstoječe dokumentacije (elektronska in papirna oblika).
• Testiranje.
• Dokumentiranje, izdelava navodil.
• Izobraževanje uporabnikov.
• Prehod v produkcijo in podpora.

Kako dostopamo do eHrambe / prijava v sistem

Prijavimo se z uporabniškim imenom in geslom. Uporabniške pravice, ki so dodeljene posameznemu uporabniku določajo obseg funkcij (signirni načrt), ki so mu na voljo. Po uspešni prijavi lahko pričnemo z uporabo eHrambe.

Zajem in vlaganje dokumentov

V eHrambo vlagamo dokumente v elektronski obliki in dokumente na papirju, ki jih je prej potrebno pretvoriti (skenirati) v elektronsko obliko. Zajem dokumentov ločimo na:

Zajem in vlaganje obstoječe dokumentacije

Če bi radi pridobili prostor, spraznili polne omare zasedene z zaprašenimi mapami in fascikli, ki jih že dolga leta shranjujete, lahko zajem dokumentov v e-obliko in v eHrambo izvedemo pri nas v sodelovanju z zunanjim izvajalcem. Postopek pretvorbe papirne dokumentacije za preteklo obdobje (npr. 10 let) kar obsega večje število dokumentov je:

• prevzem dokumentacije na lokaciji naročnika
• skeniranje dokumentacije
• indeksacija dokumentacije (naročnik zagotovi datoteko s podatki s svojega poslovno informacijskega sistema)
• logična kontrola
• uničenje dokumentacije (razrez dokumentacije po sistemu zaupno)
• nosilec in dostava zapisa DVD naročniku
• implementacija v eHrambo.

Sprotni zajem dokumentov

Elektronski dokumenti so takoj primerni za vnos v elektronski arhiv, ostale dokumente pa je pred vlaganjem v arhiv potrebno spremeniti (skenirati) v elektronsko obliko. Dokumente vložimo v eHrambo na naslednje načine:

• ročno vlaganje dokumentov, opredelitev lastnosti in opisnih podatkov dokumenta (metapodatki)
• avtomatsko vlaganje že oblikovanih e-dokumentov iz različnih lokalnih aplikacij ali okolij z vnaprej določenimi postopki in procesi
• avtomatsko vlaganje e-dokumentov, ki si jih izmenjujemo s partnerji in državnimi organi (povezovanje hrambe z omrežji in storitvami e-izmenjave kot je ZZInet)

Iskanje in pregled dokumenta

V eHrambi se nahajajo vse vrste dokumentov (pogodbe, računi, dobavnice, naročilnice,...), ki smo jih predhodno vložili v sistem. Na voljo imamo več funkcij, s katerimi lahko upravljamo dokumente v elektronskem arhivu. Iskanje dokumentov je inteligentno in izredno hitro ter omogoča prikaz dokumentov v različnih okoljih.