Življenjski cikel dokumenta

Storitev eHramba.si omogoča podporo skozi celoten življenjski cikel dokumenta vključno s časom in trajanjem hrambe.

Nastanek

V sistemu se lahko hrani tako dokumente, ki so izvorno nastali v elektronski obliki kot tudi dokumenti, ki so nastali na papirju in so bili kasneje pretvorjeni (skenirani) v elektronsko obliko.

Zajem v hrambo

Do elektronskega arhiva lahko dokument pride po različnih poteh. V idealnem primeru se vloži v arhiv takoj po nastanku direktno iz vaših poslovnih aplikacij. Celoten proces vlaganja lahko poteka povsem avtomatizirano brez vašega posredovanja. Preden dokumentu dovolimo vstop v arhiv preverjamo njegovo verodostojnost preko infrastrukture javnih ključev. V naprej dogovorjena klasifikacija in meta podatki prilagojeni vašim potrebam poskrbijo zato, da je mogoče dokument kasneje enostavno najti. Ponudimo vam lahko tudi pretvorbo dokumenta v predpisan format za dolgoročno hrambo (PDF/A, XML, ODF …).

Hramba dokumenta

Takoj ko je dokument vložen v hrambo vam je zopet na voljo za uporabo v vaših poslovnih procesih. Do njega lahko dostopate direktno iz lastnih aplikacij ali preko spleta. Sistem pooblastil vezan na vlogo uporabnika in klasifikacijo dokumenta skrbi, da je dokument dostopen samo pooblaščenim osebam, s tem pa je zagotovljena stroga tajnost varovanih podatkov. Zagotavljamo vam hranjenje vseh formatov elektronskih dokumentov in neomejen prostor, poleg tega pa smo poskrbeli tudi za pretvarjanje v novejše oblike elemente, ki zagotavljajo trajno pravno veljavnost dokumentov.

Uničenje dokumenta

Po prenehanju veljavnosti dokumenta se lahko samodejno izvedejo v naprej dogovorjene akcije (izbris …) ali pa jih glede na pooblastila izvedemo ročno.

eHramba.si Predstavitev2009.pdf