FAQ

V kolikor uporabljate katero izmed partnerskih rešitev, ki ima narejeno integracijo pošiljanja in prejema eRačunov, lahko eRačune prevzamete in pregledujete v vašem računovodskem sistemu .(Seznam partnerjev). V primeru, da integracija eIzmenjave v vaš računovodski sistem še ni bila opravljena, lahko prejete eRačune pregledujete na portalu www.bizbox.eu v zavihku eNabiralnik. Za prevzem eRačuna na portalu potrebujete dodatna pooblastila. Za nastavitve prevzema eRačuna na portalu bizBox.eu se obrnite na oddelek Podpore 01/530 33 21 oz. pošljite sporočilo z zahtevo po nastavitvi na podpora@bizbox.eu .

eRačun prevzamete s klikom na eRačun v vašem računovodskem sistemu. Za več informacij se obrnite na ponudnika vašega računovodskega sistema. Prevzem eRačuna na portalu bizBox.eu opravite v zavihku eNabiralnik s klikom na gumb kuverte. Sistem vas bo opozoril, da boste eRačun prevzeli. Po prevzemu lahko eRačun vidite v mapi PREJETO/ eRačuni.

Za prevzem eRačuna na portalu potrebujete dodatna pooblastila. Za nastavitve prevzema eRačuna na portalu bizBox.eu se obrnite na oddelek Podpore 01/530 33 21 oz. pošljite sporočilo z zahtevo po nastavitvi na podpora@bizbox.eu .

eRačun prevzamete s klikom na eRačun v vašem računovodskem sistemu. Za več informacij se obrnite na ponudnika vašega računovodskega sistema. Prevzem eRačuna na portalu bizbox.eu opravimo v zavihku eNabiralnik s klikom na gumb kuverte – sistem nas opozori, da bomo eRačun prevzeli. Po prevzemu lahko eRačun pregledujemo v mapi PREJETO/ eRačuni

OPOZORILO: V kolikor imate narejeno integracijo eIzmenjave in boste eRačune prevzemali na portalu, teh računov ne boste mogli več prevzeti v računovodski sistem, ki ga uporabljate.

Preko storitev bizBox je mogoče pošiljati eRačune na več načinov:

• Če v podjetju uporabljate katerega izmed poslovno informacijskih sistemov (ERP) bizBox.eu partnerjev (seznam partnerjev), imate že vse pripravljeno za pošiljanje eRačunov. Za več informacij se obrnite na vašega ponudnika ERP.
• V primeru, da v podjetju uporabljate ERP, ki vam omogoča izvoz dokumentov (npr. računa) v XML eSlog standard, lahko eRačune pošiljate preko bizBox KLIENTA ZZInet, katerega namestimo na vaš računalnik.
• eRačune lahko pripravljate tudi v brezplačnembizBox.eu EXCEL orodju za pripravo eRačuna v eSlog standardu in pošljete preko nameščenega bizBox klienta ZZInet za eIzmenjavo.
• Pripravljamo tudi portal za pošiljanje eRačunov, ki bo nadomestil ZZInet klienta. Račune boste pripravili v brezplačnembizBox.eu EXCEL orodju, ta vam bo izvozil eRačun v XML in vizualizacijo računa v PDF. Ti dve datoteki boste nato preprosto naložili na portal za pošiljanje eRačunov, kjer boste račun še podpisali in poslali.

bizBox omrežje je povezano tudi z bančnimi kanali kar pomeni, da lahko uporabniki eIzmenjave bizBox pošiljate tudi strankam, ki želijo eRačune prejemati v eBanke. Za pregled podjetij, ki že prejemajo eRačune iz omrežja bizbox v svojo eBanko vam je na voljo bizBox eImenik po katerem lahko iščete po nazivu ali davčni številki podjetja.

Pot do eBanke prejemnika lahko uredimo na dva načina. Prejemnik se lahko v svoji eBanki prijavi na prejem eRačunov ponudnika storitev ZZI d.o.o., davčna številka: SI85190586 ali pa mu v izpolnitev posredujte obrazec za Prijavo na prejem eRačunov iz omrežja bizBox in nam ga skeniranega pošljete na elektronski naslov prodaja@zzi.si

Po ureditvi lahko prejemnik v svojo eBanko prejme eRačune vseh dobaviteljev iz omrežja bizBox, s katerimi je dogovorjen za elektronsko poslovanje.

Strošek pošiljanja eRačuna v druga omrežja je odvisno od stroškov prehoda posameznega omrežja.

bizBox omrežje je povezano z bančnimi omrežji in tudi nekaterimi ostalimi ponudniki elektronske eIzmenjave. Svoje dobavitelje obvestite, da želite prejeti račun v elektronski obliki. Pojasnite jim, da sami uporabljate bizBox eIzmenjavo zato predlagate, da se tudi sami za pošiljanje eRačunov registrirajo v www.bizbox.eu, ki omogoča eIzmenjavo eRačunov v bizBox eNabiralnike, Javno upravo - UJP, direktno v ERP partnerskih rešitev, bančne kanale in druga mednarodna in domača omrežja eIzmenjave.

Če bodo pošiljali eRačune preko bizBox.eu izmenjave, vam bodo lahko enostavno posredovali eRačune, brez potrebe po dodatnih informacijah.

Če bodo posredovali eRačune preko bančnih kanalov (eBanke), morajo pod prejemnikov TRR vnesti TRR in BIC podjetja ZZI (TRR SI56 020270014989707, BIC LJBASI2X), kot plačnika pa TRR vašega podjetja.

Za priklop ali dodatne informacije za storitve bizBox.eu lahko pišete na prodaja@zzi.si ali pokličete na 01/5303321.

Primer priprave Ovojnice za izdajatelja (vašega dobavitelja) preko bančnih poteh:

V primeru, da vam bodo dobavitelji posredovali eRačune preko bančnih kanalov (eBanke), morajo pri pripravi eRačuna pod prejemnikov TRR vnesti podatke podjetja ZZI (TRR SI56 020270014989707 BIC BLJASI2X), kot plačnika pa TRR vašega podjetja.

Na vsak poslan eRačun boste v odgovor prejeli povratnico. To je dokument XML, v katerem sta sa vas najbolj pomembni dve polji: Vrsta Potrditve in Opis.

• Vrsta Potrditve vam pove, za kateri tip povratnice gre (razloženo v nadaljevanju), polje Opis pa vsebuje sporočilo o potrditvi, zavrnitvi oz. napaki iz omrežja.

• Najpogostejše vrste potrditev so 12, -99, 27 in 29.

Povratnica tipa 12 (VrstaPotrditve =12) se generira v omrežju ZZInet (bizBox) in pomeni, da je bil eRačun uspešno dostavljen (na UJP ali drugemu gospodarskemu subjektu).

Povratnica tipa 27 (VrstaPotrditve=27) pomeni, da je bil eRačun, na katerega se povratnica nanaša, zavrnjen. Polje Opis lahko vsebuje tudi vzrok zavrnitve. Tako povratnico generira poslovno-informacijski sistem uporabnika – prejemnika eRačuna.

Povratnica tipa 29 (VrstaPotrditve=29) pomeni, da je bil eRačun sprejet brez popravkov. Tako povratnico generira poslovno-informacijski sistem uporabnika – prejemnika eRačuna.

Povratnica tipa -99 (VrstaPotrditve=-99) vrača napake s strani omrežja, ki obrazložijo, zakaj eRačun ni bil dostavljen prejemniku. Kljub temu, da se taka povratnica generira v omrežju ZZInet, pa ponavadi vsebuje opis napake, ki jo vrne sistem UJPnet (pri pošiljanju proračunskim uporabnikom) ob napačno izpolnjenem računu (ovojnici). eRačun, na katerega smo prejeli povratnico tipa -99, je potrebno popraviti in ponovno poslati prejemniku.

Najpogostejše napake v povratnici tipa -99:

• ERROR: Nezadosten nivo pravic ali pa izdajatelja za davčno številko SI85190586 ni mogoče najti!

Napaka pomeni, da podjetje še ni prijavljeno na UJP kot izdajatelj eRačunov.

Če eRačune pošiljate preko naših storitev bizBox, nas pokličite, da uredimo prijavo za izdajanje eRačunov na UJP.

• ERROR: Priloga 1 <2015-01-ERacun.xml>: Priloga pod zaporedno št. 1: XML dokument v prilogi ni podpisan. Podpis je obvezen!

Napaka pomeni, da poslani eRačun ni bil podpisan z digitalnim potrdilom – certifikatom. V svoji poslovno informacijski rešitvi, kjer kreirate eRačune, preverite, če imate izbran certifikat za podpis poslanih eRačunov.

• ERROR: Prejemnika z računom SI56000011110000111 in davčno številko SI85190586 ni mogoče najti znotraj sistema UJPnet!

Če prejmete povratnico, ki vsebuje zgornji tip napake, pomeni, da nimate vpisanega pravega transakcijskega računa za izbranega prejemnika (plačnika).

V primeru, da je prejemnik proračunski uporabnik, lahko na spletni strani www.bizbox.eu/eimenik oz. na spletnih straneh UJP preverite, kateri transakcijski račun je proračunski uporabnik prijavil na UJP za prejemanje eRačunov.

• ERROR: Račun SI56SI56000011110000111 ne ustreza IBAN formatu!

Napaka pomeni, da ima vpisan transakcijski račun napačno obliko. TRR mora imeti 17 znakov, pri čemer je spredaj SI56, potem pa sledi še 15 cifer.

• ERROR: Sklic plačila: Dolžina ni v okviru predpisanih meja!

Napaka pomeni, da vpisani sklic plačila (strukturirana referenca) ni prave dolžine po shemi eSlog.

Največje število znakov sklica ne sme presegati 35 znakov. Številko za sklic se sicer sestavlja po pravilniku ZBS »Pravila za oblikovanje in uporabo standardiziranih referenc pri opravljanju plačilnih storitev«.

• ERROR: Račun v prilogi ne ustreza predpisani shemi za E-Slog. Napaka v vrstici 8 in stolpcu 14! (Ime vozlišča: sender_mailbox, tip vozlišča: Element, opis: The element 'sender_eddress' has invalid child element 'sender_mailbox'. List of possible elements expected: 'sender_agent'.)

Pri taki vrsti napake pogledamo, kateri podatki so navedeni kot pričakovani (List of possible elements expected). V zgornjem primeru je naveden »sender_agent«, kar pomeni, da v eRačunu manjka podatek BIC koda banke pošiljatelja.

Seznam pogostih manjkajočih elementov:

• [ERROR: Priloga 1 : Priloga pod zaporedno št. 1: Račun v prilogi ne ustreza predpisani shemi za E-Slog. Napaka v vrstici Neznan in stolpcu Neznan! (Ime vozlišča: Neznan, tip vozlišča: Neznan, opis: There is an error in XML document (12, 8302).)

Ta napaka bi lahko imela več vzrokov, saj je vzrok »Neznan«. Po naših dosedanjih izkušnjah pa je bil najpogostejši vzrok te napake podatek enota mere, ki je imel odvečne znake (npr. presledke).

eRačun je priporočljivo hraniti elektronsko, torej v svoji izvirni obliki, v kateri je bil poslan ali dan na razpolago. Račun se lahko, ne glede na njegovo izvirno obliko, hrani tudi na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki, če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki.

Če ima organizacija uveden postopek prenosa na papir, iz katerega je mogoče razbrati način prenosa na papir, spremljajoče podatke o postopku prenosa na papir in odgovorno osebo oziroma delovno mesto, odgovorno za prenos na papir ter tak način hrambe onemogoča spremembo ali izbris podatkov oziroma omogoča reproduciranje računa v izvirni obliki, lahko tak račun hrani tudi na papirju. Za vse priloge, ki so obvezni del eRačuna, veljajo enaka pravila.

eRačun je račun, ki ga izdajatelj računa za dobavljeno blago ali izvedene storitve izda svojemu dolžniku oziroma prejemniku računa v elektronski obliki in enakovredno zamenjuje račun v papirni obliki. Original izdanega računa je tisti, ki je bil posredovan partnerju in je hranjen na primeren način (tako,da je zagotovljena njegova avtentičnost in nespremenljivost).

eRačun sestavljajo:

• Strukturiran del eRačuna - v Sloveniji je uveljavljen standard e-SLOG, verzija enostavnega računa 1.5 ali 1.6 (opis eSlog standarda)
• Elektronski podpis eRačuna (doda se na zahtevo prejemnika ali na željo pošiljatelja)
• Vizualizacija eRačuna v PDF obliki, ki je ponavadi priloga strukturiranega eRačuna

S skupnim imenom »eRačun« se označujejo dokumenti oz. knjigovodske listine, ki vsebujejo zapise o poslovnih dogodkih, na osnovi katerih se spreminjajo sredstva ali obveznosti do njihovih virov, prihodki ali odhodki. Knjigovodske listine so lahko prejete ali izdane. Popolnost, resničnost in poštenost poslovnega dogodka izkazujejo z obveznimi elementi listine. Slednji so opredeljeni tako v Pravilniku o računovodstvu organizacije kot v Zakonu o davku na dodano vrednost (ZDDV-1).

Za eRačune torej štejemo dokumente oz. listine, ki vsebujejo obvezne elemente, in sicer ne glede na to, kako se listina imenuje (račun, dobropis, bremepis, avansni račun, zahtevek,…) .

Večina finančnih in drugih aplikacij že zagotavlja izdajo strukturiranega eRačuna v eSlog obliki s pripadajočo pdf vizualizacijo.

Večina ponudnikov zagotavlja izvoz ali avtomatski prenos eSlog Računa v eIzmenjavo. Pred tem pa je potrebno eRačun podpisati, ga opremiti z elektronsko ovojnico in mu pripeti potrebne priloge (dobavnice,…) .

bizBox te funkcije zagotavlja v brezplačnem klientu (ZZInet klient) ter spletni aplikaciji za pripravo eRačunov.

eIzmenjava eRačuna je proces verodostojne elektronske dostave računa od izdajatelja do prejemnika. Prejemnik se mora strinjati s prejemom eRačunov in si zagotoviti prevzem eRačunov preko ene od zanesljivih elektronskih poti. Priporočljivo je, da prejemnik uporabi eno od omrežij elektronske izmenjave (EDI), ki zagotavljajo revizijske sledi in formalno, varno dostavo.

Za eIzmenjavo je potrebno račun opremiti z primerno elektronsko ovojnico.

• Elektronska ovojnica - je XML dokument, ki opredeljuje pošiljatelja, prejemnika in vsebino sporočila. Uporablja se za usmerjanje eDokumentov pri izmenjavi preko elektronskih poti.
• Omrežja elektronske izmenjave – uporabljajo različne ovojnice za usmerjanje izmenjave. bizBox podpira bančne, UJP in lastne ovojnice.

V primeru, da izdajatelj pripravlja račun v drugi obliki kot jo posreduje partnerju (eRačun v eSlog ali drugi obliki, papirni račun), lahko za lastne potrebe in za potrebe davčnega nadzora eRačun hrani elektronsko v drugem zapisu pod naslednjimi pogoji:

• Informacije računa na drugem zapisu morajo biti shranjene v obliki, ki verodostojno predstavljaja vsebino posredovanega računa.
• Pristnost izvora (zagotovitev identitete dobavitelja ali izdajatelja računa), celovitost vsebine (vsebina računa, po 82. in 83. členu ZDDV-1, po izdaji računa ni bila spremenjena) in čitljivost računa morajo biti zagotovljene od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa. Pristnost izvora in čitljivost vsebine se lahko zagotavljata s postopki za nadzor poslovanja, ki ustvarijo zanesljivo sled med računom in dobavo blaga ali opravljeno storitvijo.

Pristnost izvora in celovitost vsebine elektronskega računa se lahko zagotavlja z naprednim elektronskim podpisom ali z elektronsko izmenjavo podatkov (EDI). Račune moramo hraniti v svoji izvirni elektronski obliki, lahko pa jih, ne glede na njihovo izvirno obliko, hranite tudi na drugem mediju (mikrofilmu, papirju,..), če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki.

• Če račune hranite elektronsko, je potrebno elektronsko hraniti tudi podatke, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine ter zagotavljajo ponovitev postopka izdaje identičnega računa.
• Če so elektronske listine podpisane elektronsko z uporabo podatkov in sredstev za podpisovanje, je potrebno hraniti komplementarne podatke in sredstva za preverjanje elektronskega podpisa enako dolgo, kot se hrani elektronske listine.
• Če se istemu prejemniku pošlje ali da na razpolago sveženj z več elektronskimi računi, se lahko podatke, ki so skupni posameznim računom, shrani samo enkrat, če so za vsak račun dostopne vse informacije.

eRačun lahko pošljemo preko poljubne elektronske poti/ponudnika eIzmenjave, ki ima možnost posredovanja eRačuna vašemu partnerju (npr. v omrežja bizBox, eBanke, UJP...), oziroma preko odprtih elektronskih poti (npr. ePošta), po dogovoru s prejemnikom eRačuna.

Ponudniki poslovno informacijskih sistemov ponujajo širok nabor rešitev za izdajo elektronskih računov. Seznam ponudnikov, ki so bizBox partnerji se nahaja tukaj.

Kaj morate vprašati svojega ponudnika?

• Ali moj sistem že zagotavlja izdajo eSlog eRačuna in pripravo PDF vizualizacije?
• Ali moj sistem že zagotavlja podpisovanje eRačuna?
• Ali moj sistem že zagotavlja pripravo elektronske ovojnice in za katerega ponudnika izmenjave?
• Ali moj sistem že vsebuje storitev eIzmenjave dokumentov brez ročnega izvoza?
• Ali lahko izdajam račune enotno v elektronski in papirni obliki?
• Ali imam možnost pregleda kdo prejema račune v elektronski in kdo v papirni obliki?
• Ali je omogočena elektronska hramba dokumentov?

Svoje partnerje morate obvestiti, da bi radi prejemali in pošiljali eRačune.

Lahko jih obvestite preko elektronske pošte, če imate prave kontaktne informacije ali preko klasične pošte. Poslati jim je potrebno pojasnila in napotke za izmenjavo eRačuna, zakaj si želite takega prejema računa, z opisom in prednostmi prejemanja eRačuna, kot tudi prednostmi, ki si jih bodo zagotovili kot pošiljatelji. Pojasniti jim morate kako naj vam pošljejo račun in kateri kanal izmenjave uporabljate.

Verjetno, vsi še ne pošiljajo eRačunov. Lahko jih naprosite, da v nekem razumnem roku, pričnejo s pošiljanjem. Lahko podate tudi datum po katerem ne sprejemate več papirnih računov z vključenimi sankcijami.